En tant qu’organisateur d’événements professionnels, vous devez être certainement soulagé de l’évolution positive de la crise sanitaire Covid19. Certains d’entre vous ont peut-être déjà commencé à replanifier des événements pour la rentrée 2021 mais se posent la question de l’intérêt et/ou l’obligation de déployer une version hybride de leur événement.
Qu’entend-on par événement hybride ?
Un événement hybride est un événement présentiel qui est en partie déployé en ligne sur Internet. Plusieurs fonctionnalités peuvent être déployée en ligne comme la diffusion des conférences, les stands virtuels, le networking…
Pourquoi se pose-t-on la question de l’événement hybride ?
La crise covid19 n’est pas complètement derrière nous. Selon les régions, le nombre de personnes autorisés à assister en présentiel est limité, les nationalités autorisées incertaines, la capacité des exposants à s’engager financièrement des mois à l’avance difficile à garantir…
Mais les effets de la crise ne doivent pas être les seuls arguments en faveur de l’événement hybride, ce modèle présente de nombreux autres avantages.
Quelles sont les avantages des événements hybrides?
- Élargir le nombre de participants à mon événement
En effet, beaucoup de personnes peuvent être intéressés par votre événement mais incapable de se déplacer pour des raisons logistiques, de planning ou financières.
Les participants peuvent par exemple choisir d’assister aux conférences en direct à distance. Elles auront la possibilité, comme s’ils étaient présents, de voir les présentations, voir et écouter les intervenant et poser des questions.
D’ailleurs des événements internationaux comme Vivatech 2021 ont proposé des packs intégrant une présence physique pendant 1 jour et une participation virtuelle pendant 4 jours.
- Inviter plus d’intervenants de renom à vos conférences
Vous savez certainement que la renommée des intervenants dans vos conférences est un gage de succès pour votre événement. Néanmoins ces intervenants « star » ont des plannings chargés et coûtent cher.
Vos conférences peuvent intégrer des intervenants « star » en distanciel en même temps que des intervenants en présentiel, le tout dans une vidéo fluide en temps réel (voir exemple)
- Donner plus de valeur aux contenus de vos conférences
Souvent l’impact de vos conférences en présentiel est limité aux personnes qui ont assistées pendant la durée de la conférence. Des conférences virtuelles vous permettent d’atteindre plus de personnes en direct mais également en rediffusion après l’événement.
Les conférences virtuelles vous permettent également de la publicité de vos sponsors entre les conférences.
- Augmenter le nombre d’exposants
Le nombre d’exposants dans vos événements présentiels est limité compte tenu du coût des espaces d’exposition, du coût répercuté sur les exposants et des contraintes logistiques imposées aux exposants. Vous pouvez augmenter le nombre de vos exposants en leur assurant une présence virtuelle à moindre coût et avec une charge humaine et logistique plus faible.
Cela permet d’augmenter vos revenus et également l’intérêt pour votre événement.
En résumé, l’option de l’événement hybride est à recommander non seulement dans le contexte sanitaire actuelle mais aussi pour ces avantages intrinsèques. Nous apprécions tous le contact physique des événements présentiels, le digital permet aujourd’hui d’en amplifier l’impact à moindre coût.
Auteur : Yassir Benjilali, directeur général de webevents-app, plate-forme complète pour héberger des événements virtuels et hybrides sans connaissances techniques.