Les événements de rencontre, salons et conférences sont un élément important pour faire connaitre ses produits et pour se former et s’informer sur les nouvelles tendances. Le contexte de la pandémie Covid19 a bousculé nos habitudes en interdisant, dans la majorité des pays, l’organisation de tout type d’événements devant réunir un grand nombre de personnes.
L’organisation d’événements virtuels parait dès lors être une solution de repli intéressante. Ces événements offrent plusieurs avantages:
- Capacité de regrouper un grand nombre de personnes sans risque de contamination
- Coûts réduits
- Capacité à attirer des visiteurs et exposants sur une plus large région géographique..
Néanmoins ce type d’événements impose de nouveaux challenges organisationnels, marketing et technique.
Comment réussir mon événement virtuel ?
1- Réflechir à la valeur ajoutée de votre événement
Pourquoi les visiteurs seront intéressés par votre événement ? Quelle est la valeur ajoutée pour les exposants, les sponsors ou les intervenants dans vos conférences ?
Il faut définir un « Strong Why ».
Cette première étape vous permettra de définir les priorités en terme de contenu, d’animation, de pilotage et de promotion.
2- Promotion, promotion, promotion
Communiquer sur son événement, inciter les gens à s’inscrire et à participer ne s’improvise pas. En général la promotion doit commencer 1 mois au minimun avant l’événement et doit être bien planifiée.
Les événements virtuels sont bien adaptés pour du marketing digital. Selon votre cible (particulier ou professionnel), votre budget et vos compétences en marketing digital, vous pouvez combiner entre plusieurs canaux: réseaux sociaux, emailing, publicité. sur Google ou autre média en ligne, référencement naturel, articles influenceurs…
N’hésitez pas à impliquer vos exposants, sponsors, intervenants.
3- Prévoir un plan d’Animation
Sur Internet, plus que dans un salon physique, les visiteurs peuvent être distraits et manquer de patience. Il faut prévoir un plan d’animation adapté à votre cible pendant toute la durée de l’événement: Jeux concours, Tombola, Forum de discussion, Animateur de conférences…
Ce plan d’animation peut vous permettre également de collecter des données précieuses pour vous ou vos exposants: questionnaire pour participer à une tombola…
4- Choisir la bonne plateforme technique
La plateforme technique pour votre événement virtuel est au coeur du succès de votre événements. Il faut lister les fonctionnalités souhaités et comparer entre les prestataires:
- Site web et/ou application mobile
- Gestion des exposants
- Gestion des produits exposants
- Facilité de gérer le contenu par l’organisateur et l’exposant
- Fonctionnalités d’intéraction (Chat, visioconférence, meeting room…)
- Gestion des paiements
- Traduction
- Gestion publicitaire…
Auteur – Yassir Benjilali: Fondateur de Guestdev.com, nous proposons une solution de salon virtuelcomplète incluant conférences, exposants, site web et application mobile. Contactez nous pour plus d’informations.
Références:
