En tant que organisateur de congrès scientifique, beaucoup de discussions ont eu lieu ces 2 dernières années sur les avantage/inconvénients des congrès scientifiques virtuels. Beaucoup de participants étaient sceptiques ou déçues de leurs premières expériences quand d’autres y ont trouvé leurs marques.
Il est clair que tous les congrès scientifiques virtuels ne se valent pas étant donné que beaucoup d’organisateurs n’ont pas eu le temps de s’y préparer avec l’avénement de la pandémie. Mais au fil du temps, ls événements virtuels se sont nettement améliorés pour offrir quelques expériences équivalentes voir inédites par rapport aux événements présentiels.
Plusieurs articles ont abordés ce sujet, notamment « A virtual science conference is nothing like a physical one » ou « Virtual conferences raise standards for accessibility and interactions ». Je vais essayer de mettre en relief certaines de leurs conclusions avec ma propre expérience.
En quoi un congrès virtuel se distingue d’un congrès présentiel ?
1- Les sessions scientifiques
Le coeur des congrès reste les conférences animées pendant l’événement. Elles attirent le maximum de participation et d’attention. Le virtuel apporte ses limites et ses frustrations:
- En tant qu’intervenant, je ne peux pas voir le ressenti de l’audience et adapter ma présentation. Je n’ai pas l’occasion non plus d’échanger à la fin de ma présentation avec les collègues et enrichir mon réseau.
- En tant que participant, je ne peux pas voir les autres participants et échanger en appartement avec les intervenants.
- Mauvaise qualité de l’image et du son…
En contre partie:
– le virtuel donne beaucoup plus de visibilité aux contenus des conférences, certains congrès ont connu des taux de participation de +1000% !
- En tant que participant, j’ai accès à du contenu de plus grande qualité grâce à la facilité d’inviter des sommités du monde entier
Pour réussir ce défi, il faut mettre en place les bons outils et la bonne logistique:
- L’accès aux conférences doit être adapté aux mobile. 70 à 80% des connexions se font sur smartphone.
- Prévoir un chat privé permettant de discuter avec l’intervenant pendant et après la conférence
- Prévoir d’enregistrer les conférences en avance et les diffuser en direct pour éviter les soucis de connexion internet imprévus
- Disposer d’une plateforme technique ou d’une régie permettant de « habiller » le contenu avec une image d’introduction ou une vidéo d’un sponsor par exemple
- Le virtuel permet de créer facilement un nombre illimité de salles de conférences. Profitez-en et permettez à un maximum de chercheurs de communiquer sur leurs travaux.
2- L’exposition des sponsors
Un congrès scientifique est souvent financé par des sponsors qui cherchent un retour sur investissement en terme de visibilité, de leads commerciaux, de contacts…
Un congrès virtuel pêche souvent à ce stade car on peut plus difficilement « obliger » les participants à passer devant des stands.
Pour répondre à ces objectifs, il faut prévoir l’architecture adéquate:
- Les conférences sont un très bon support de visibilité pour vos sponsors. Prévoyez de pouvoir afficher les logos des sponsors pendant la conférence mais aussi de diffuser leurs vidéos publicitaires entre les conférence
- Permettez à vos sponsors de mettre en avant leurs contenus textes, vidéos, documents à télécharger…
- Offrez aux participants la possibilité d’échanger en temps réel avec les exposants.
- Fournissez des statistiques en temps réel à vos exposants: nombre de visites, téléchargements, visionnage de vidéos…
- Vous pouvez même informer votre exposant de chaque nouvelle visite sur sa page et lui permettre de consulter le profil du visiteur et d’enclencher une discussion…
3- Le networking
Les participants à vos événements souhaitent également rencontrer d’autres personnes, échanger et construire de nouvelles relations professionnelles et académiques. Beaucoup d’événements virtuels négligent ce volet à tort.
Certains outils peuvent faciliter la mise en relation de participants ayant les mêmes centres d’intérêt notamment grâce à l’intelligence artificielle et leur permettre d’échanger en temps réel.
4- L’animation
Beaucoup de participants aux événements virtuels regrettent la disparition des aspects festifs liés aux congrès présentiels. Il est évident qu’il sera difficile de fournir l’expérience festive en virtuel mais de l’imagination et de la préparation peuvent atténuer ce manque.
A titre d’exemple, auelques idées que j’ai vu ou experimenté:
- Des challenges sous forme de questions impromptues permettant de gagner des voyages ou d’autres cadeaux
- Des challenges pour retrouver des objets 3D cachés dans les différentes pages de la plateforme
Le virtuel ne remplacera pas les congrès présentiez mais je pense que c’est un outil complémentaire qui va devenir incontournable dans les prochaines années pour répondre à des problématiques budgétaires, d’exposition médiatique ou de protection de l’environnement. En effet, un événement génère en moyenne 180 kg de CO2/participant !
Auteur: Yassir Benjilali, Fondateur de webevents-app, plateforme d’événements virtuels. Cet article est le fruit de l’expérience accumulé en accompagnant plusieurs congrès scientifiques virtuels en 2020/2021.
Sources:
– A virtual science conference is nothing like a physical one, ECR community, Lei Shen, 2021
– Research Culture: Virtual conferences raise standards for accessibility and interactions, elife sciences, Sarvenaz Sarabipour, 2021
