Organiser un congrès scientifique virtuel : 4 éléments clés pour réussir !

Organiser un congrès scientifique virtuel peut sembler être difficile si c’est votre première fois. Pourtant, l’organisation d’un tel événement n’est pas si différente que celle d’un congrès en présentiel. Vous devez juste prendre en comptes quelques points en plus lors de la planification et de l’organisation avant, pendant et après votre congrès.

Nous sommes là pour vous donner un petit récap des points à ne surtout pas oublier !

1- Préparez le virtuel :

Choisissez la meilleure plateforme : Prenez le temps de vérifier ces points pour choisir la bonne plateforme pour votre congrès : Est-elle personnalisable ? Est-ce qu’elle offre un support technique ? Est-ce qu’elle offre la possibilité de diffuser en direct les sessions de votre programme ? Est-ce qu’elle offre une application mobile ? Vous voulez choisir la plateforme la plus adaptée selon vos besoins, votre cible, votre programme etc.
Ayez des animateurs virtuels qui pourront assister à chaque session de votre congrès pour résoudre les problèmes techniques. Il est difficile de garantir une expérience sans problème mais vous pouvez éviter plusieurs problèmes si vous avez une assistance technique durant votre congrès.
Faites former les intervenants de votre congrès à votre plateforme : Expliquez à vos intervenants les fonctionnalités, la manière d’intervenir, de répondre aux questions, d’échanger avec les participants. Donnez-leur un accès anticipé à la plateforme pour qu’ils puissent se familiariser et faites-le plus de répétitions possibles.

2- Travaillez votre programme :

N’oubliez aucun détail : Lorsque vous travaillez le programme de votre congrès virtuel, pensez à tous les éléments : c’est-à dire les thèmes, la date, les intervenants, les critères pour les choisir, leur temps de paroles etc. Il est possible que les intervenants choisis en premier lieu annulent à la dernière minute donc Il est conseillé d’avoir plusieurs options.

Aussi, réfléchissez plus d’une fois à la date de votre congrès ; Faites attention à ce qu’il n’y est pas d’autres événements prévus au même moment.

Elaborez un programme incontournable : Sur quel thème souhaitez-vous orienter votre congrès ? Souhaitez-vous que ce congrès prenne la forme d’une discussion entre tous les participants ou bien qu’il prenne la forme d’une conférence ? Quels sont les sujets d’actualités qui font bouger votre industrie ? Quels sont les besoins de vos participants ? Quels thèmes veulent-ils voir abordés ?

Prenez ces points en considération et discutez avec les gens de votre secteur afin de créer un programme adapté à votre cible.

Choisissez des intervenants de haute qualité : Voyez grand ! Recherchez et invitez les plus grands leaders de votre secteur ! Si vous arrivez à sécuriser un invité de renommée pour votre congrès ça vous apportera plus de crédibilité, et vous trouverez plus de facilité dans la recherche de sponsors/partenaires.

N’oubliez pas d’adresser les différences de fuseau horaire : Vous devez élaborer un programme de congrès adapté aux fuseaux horaires de tous les groupes participants de votre congrès. Une fois établi, faites des tests sur les horaires proposés exactement comme prévu, une à deux semaines avant votre congrès, pour garantir la fiabilité de votre programme et identifier les soucis qui pourraient survenir.

Pensez aussi à programmer des activités virtuelles ou des animations pour les participants pendant votre congrès, lors des pauses.

3- Organisez une communication efficace :

Une fois que la date de votre congrès est établie, mettez en place un compte à rebours via les réseaux sociaux ou envoyez des emails de rappel pour créer un réel emballement autour de votre événement.
Créez un événement sur Facebook depuis votre page, où vous donnerez le maximum d’informations sur le vôtre congrès, la date, le lieu, l’heure, les intervenants, le nombre de places et surtout le lien pour s’inscrire.
Utilisez des hashtags ou créez votre propre hashtag au nom de votre congrès : Vos participants pourront l’utiliser pour poser des questions ou pour publier leurs réactions sur les médias sociaux avant, pendant et après votre événement.
Contactez vos participants le jour J : Pour que vos participants soient tous présents le jour J, contactez-les entre 24h et 1h avant votre congrès pour indiquer la marche à suivre : envoyez-leur toutes les informations nécessaires ainsi que des liens faciles et cliquables pour qu’ils puissent se connecter.

4- Faites attention au feedback de vos participants :

Lancez la discussion à la fin de votre congrès et demandez à vos participants ce qu’ils ont appréciés et ce qui pourrait être amélioré pour identifier les éléments à corriger pour la future édition de votre congrès.
Demandez-leurs leurs thèmes préférés et les thèmes qu’ils souhaitent voir pour votre prochain congrès, ainsi que les intervenants qu’ils ont le plus appréciés et les intervenants qu’ils veulent entendre pour votre prochaine édition.
Assurez-vous que toutes les questions et réponses qui ont été soulevées pendant les présentations de votre congrès sont disponibles en ligne pour les participants ainsi que toutes les photos et vidéos prises pendant l’événement.
Faites-vous entendre sur les réseaux sociaux et envoyez des remerciements à tous vos intervenants, participants, orateurs, collaborateurs ainsi que vos sponsors.
Publiez des photos et vidéos de votre congrès : rassemblez des réactions et citations de vos participants et publiez-les sur vos réseaux sociaux. N’oubliez pas de tagger le plus de personnes possibles. Partagez tout ce qui est publié en ligne propos de votre congrès et n’oubliez pas d’utiliser votre hashtag.

Vous connaissez maintenant les grands points à prendre en compte pour réussir votre congrès scientifique virtuel. A vous de jouer !

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Références: