En réunion, il y a ceux qui s’expriment naturellement car très à l’aise en prise de parole en public et les autres qui se taisent, par timidité ou peur du jugement d’autrui, alors qu’ils ont aussi de très bonnes idées. Avec la démocratisation des réunions à distance, cette problématique s’est accentuée davantage. Mais comment peut-on structurer efficacement une réunion virtuelle ou hybride afin de favoriser la prise de parole des collaborateurs ? Et comment peut-on favoriser une prise de parole équitable pour embarquer chacun des participants et surtout ceux à distance ?
En effet, animer une réunion virtuelle ou hybride n’est pas chose aisée. Dans ces deux cas de figure, le déroulement de la réunion est compliqué par l’absence « physique » des participants (ou certain d’entre eux). Il existe cependant un ensemble de règles à respecter pour s’assurer que votre prochaine réunion virtuelle/hybride soit menée avec efficacité et ne fasse perdre de temps à personne.
Webevents-App vous présente dans cet article quelques astuces pour bien animer une réunion mixte présentiel / distanciel
1. Le travail préparatoire : prévoir un document partagé en ligne dédié où chacun des participants pourra écrire de manière asynchrone pour préparer la réunion.
2. Mettre en place des rôles tournants : si vous partez sur des réunions hebdomadaires par exemple, n’hésitez pas à impliquer les participants. Chaque semaine, vous pouvez choisir un animateur, un scribe (celui qui prend des notes) et un time keeper (gardien du temps) différent.
3. L’inclusion : c’est une étape essentielle dans l’animation d’une réunion hybride pour embarquer chacun des participants et surtout ceux à distance. Solliciter dès que possible les collaborateurs pour présenter ce qu’ils ont préparé et donner un temps de parole à chacun. Ecouter leurs propositions, peut être une façon de les impliquer pleinement à la réunion. Vous pouvez avoir recours également à des animations tout au long de la réunion, de façon à stimuler la participation de tous comme les quiz, sondages, votes…
4. Le compte-rendu : choisir un support de prise de notes pour sauvegarder les échanges et les prises de décisions. Idéalement sur le même document.
5. Choisir les bons outils : il est important lors d’une réunion hybride de veiller à choisir les bonnes méthodes et outils. Il faut s’assurer que tout ce qui est fait en physique peut être vu par les participants à distance.
6. Choisir le bon matériel : pour les personnes en présentiel, définissez la personne qui diffuse le son et veillez à ce que le son des haut-parleurs des autres participants soit coupé.
7. Les personnes à distance doivent être vues et voir tout le monde : vous pouvez par exemple diffuser sur un grand écran les personnes à distance et placer les personnes en présentiel autour d’une table avec une webcam orientée dans leur direction.
Toutes ces astuces peuvent commencer à nourrir votre réflexion sur l’animation d’une réunion mixte présence/distance.
