En tant qu’organisateur d’événements, vous avez probablement beaucoup entendu parler de événements hybrides. Au-delà des simples webinars sur zoom ou équivalent, qu’est ce qu’un événement hybrides et quelles sont ces principales fonctionnalités ?
Qu’est ce qu’un événement hybride
Un événement hybride est un événement qui conjugue une partie présentielle avec une partie disponible en ligne sur Internet. Le contenu de l’événement peut intégrer des conférences, des exposants, des concours…
Pourquoi l’option d’un événement hybride est intéressante?
L’événement hybride présente l’avantage du contact physique mais la flexibilité offerte par Internet, voir les avantages des événements hybrides.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un événement hybride?
- Les conférences virtuelles
Les conférences présentielles peuvent être diffusées en direct sur Internet. Une régie streaming va permettre de capter le son, l’image et l’écran des conférenciers présents mais également des conférenciers à distance (voir exemple). Les conférences peuvent être également 100% virtuels avec des intervenants à distance.
Les participants peuvent également poser des questions et participer à l’animation de la conférence.
Après l’événement, les conférences peuvent être disponibles en rediffusion.
- L’exposition virtuelle
Les halls d’exposants peuvent être modélisés en 3D et accessible par Internet. Les visiteurs peuvent consulter les stands d’exposants avec leurs informations (textes, vidéos, images, documents…) et interagir avec les responsables du stand (texte, visioconférence…).
- Le networking
La version hybride de votre événement peut autoriser les visiteurs à consulter les autres participants et à interagir avec eux en temps réel ou à prendre rendez-vous physiquement dans l’événement.
Ce networking se passe en toute sécurité sans avoir besoin de partager des informations personnelles comme le téléphone et l’email.
- Gestion des notifications
Durant un événement on souhaite souvent notifier nos participants en temps réel : modification de planning, rappel de la prochaine conférence, notification événement dans un stand… La version hybride permet plus facilement de notifier les visiteurs à distance ou en présentiel grâce au site web de l’événement ou à l’application mobile.
- Collecte de données
La version en ligne de l’application permet de collecter plus facilement des informations sur les participants à distance : conférences visitées, stands visités, thèmes d’intérêt… Ces données doivent être disponibles pour un usage d’analyse ou marketing ultérieur.
D’autres fonctionnalités peuvent être prévu dans votre événement hybride selon sa nature. Le digital offre une nouvelle ambition à vos événements de toutes tailles.
Auteur : Yassir Benjilali, directeur général de webevents-app, plate-forme complète pour héberger des événements virtuels et hybrides sans connaissances techniques.
