La vérification du matériel est un procédé incontournable avant la tenue d’une conférence virtuelle. Malheureusement, cela ne suffit pas à écarter tous les problèmes techniques. En ayant connaissance de ces derniers, vous serez en mesure de les anticiper.
Les problèmes techniques les plus récurrents
Ils sont assez nombreux lors d’un évènement virtuel et pourraient entraver sa bonne marche s’ils ne sont pas solutionnés au plus vite.
La défaillance du microphone
Ce problème est certainement le plus fréquent lors d’un webinaire et d’une conférence virtuelle. Un son médiocre voire même une coupure du micro pourrait perturber la communication entre l’orateur et les participants. Il va ralentir le déroulement de l’évènement digital et entraîner des retards tant qu’il ne sera résolu.
La meilleure solution serait donc de choisir des microphones de bonne qualité. En outre, il ne faut pas hésiter à multiplier les tests. Soyez présent au moins 15 à 30 minutes avant toute intervention pour avoir le temps d’ajuster cet accessoire et trouver le réglage le plus approprié.
Les bugs techniques
Que ce soient les logiciels de communication, la connexion Internet ou la plateforme digitale utilisée, nul ne sera à l’abri d’un bug le moment venu. Il pourrait survenir lorsque bon nombre de personnes utilisent les supports ou tentent d’entrer en communication avec l’intervenant par exemple.
La situation géographique de certains participants pourrait également avoir raison de la stabilité de leur connexion Internet. C’est le plus problématique car sans cette dernière, aucun évènement virtuel ne pourrait avoir lieu.
Dans les deux cas, prévoyez toujours un plan B : changement de plateforme ou de moyen de communication par exemple. Communiquez par avance ce dernier aux participants afin qu’ils ne soient pas pris au dépourvu le moment venu.
La coupure d’électricité
C’est un problème assez rare mais lorsqu’une panne survient, les participants ne pourront pas assister à l’évènement virtuel. Si la coupure a lieu dans la zone géographique de l’organisateur, l’utilisation d’un générateur électrique pourrait résoudre ce gros souci.
Les bruits extérieurs
Il arrive que les bruits qui entourent les participants se répercutent dans leur micro : klaxon, cri de bébé, etc. Ils risquent de perturber les autres et provoquer une déconcentration voire même des agacements.
Proposez aux participants de s’isoler dans un environnement calme et insonorisé avant de participer à l’évènement virtuel. Faites cette demande avec courtoisie pour ne pas heurter leur sensibilité. A défaut, demandez-leur de couper le micro et de le mettre en marche uniquement lorsqu’ils souhaitent intervenir.
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SOURCES :
https://www.wrike.com/fr/blog/problemes-relatifs-aux-reunions-virtuelles-et-comment-les-resoudre/
