La gestion des inscriptions à vos événements est probablement une étape cruciale pour votre organisation. En effet, selon votre besoin vous pouvez être confrontés à des challenges:

• Construire un formulaire d’inscription adapté à mes besoins avec différents types de champs
• Gérer des champs conditionnels
• Gérer des inscriptions avec validation
• Gérer le paiement
• Paramétrer des emails de validation ou rejet personnalisés…

Comment répondre à ses challenges rapidement et sans connaissances techniques ?

Option 1: utiliser des générateurs de formulaires gratuits

Vous pouvez utiliser des éditeurs de formulaires gratuits comme Google form. Ces formulaires sont simples à utiliser et permettent de gérer les principaux types de champs et des règles conditionnelles. Ces formulaires ont néanmoins beaucoup de limites pour un usage événementiel:

• Vous ne disposez pas d’un back office pour valider ou rejeter les demandes d’inscriptions
• Vous ne pouvez pas gérer le paiement
• La page d’inscription généré est limitée en terme de design
• Si vous avez besoin de liste de choix préconfigurés (liste des professions, secteurs d’activité…) vous devez les chercher à part
• Le formulaire reste sous la marque de Google form

Option 2: faire appel à un développeur

Si vous disposez d’un développeur, vous pouvez mettre en place un formulaire personnalisée sur wordpress ou wix. L’avantage par rapport à un éditeur de formulaire c’est de pouvoir personnaliser le design de la page d’inscription mais vous gardez certaines limites:

• Développer un back office coûtera cher et/ou demandera du temps
• Il faudra trouver des listes de choix pré configurés
• Il faudra s’assurer de la sécurité des données collectées et de la stabilité de la plateforme si vous devez collecter des milliers d’inscriptions

Option 3: utiliser une plateforme dédiée à l’inscription événementiel

Une plateforme dédiée à l’inscription événementiel peut répondre de manière optimale à votre besoin. Webevents-app propose par exemple un outil de gestion des inscriptions complet:

• Création de formulaires personnalisés
• Plusieurs champs de sélection préconfigurés (liste de pays, professions, secteurs d’activité…)
• Gestion des champs conditionnels
• Formulaire en plusieurs langues
• Back office organisateur permettant de valider les demandes d’inscriptions, d’exporter tout ou partie de la liste des inscrits, d’importer une liste d’invités
• Configuration de paiement en ligne (il faudra vérifier les passerelles de paiement supportées)
• Paramétrages des emails de notifications automatiques
• Page web d’inscription automatique avec un design personnalisable
• Données sécurisée et gestion de hauts volumes de connexion

L’ensemble de ces fonctionnalités ne nécessite aucune compétence technique et peux être mis en place par drag & drop en quelques minutes. Souvent ces plateformes facturent au nombre d’inscrits et peuvent être très compétitifs par rapport à un développement spécifique.

Une plateforme dédiée comme Webevents-app peuvent permettre également de gérer d’autres paramètres liés à l’inscription:

• Génération de badges avec QR code
• Interface d’accueil pour enregistrer les participants présents
• Application mobile de scan badges pour autoriser les accès
• Gestion de l’inscription à des sous espaces (ateliers, restaurant…)…

En conclusion, vous disposez de plusieurs options pour bien gèrer l’inscription à votre événement selon vos besoins, votre budget et vos délais.