La gestion logistique est un volet crucial de tout événement professionnel et peut devenir rapidement un casse tête pour les organisateurs.
La digitalisation de ces processus peut améliorer grandement la satisfaction de vos participants au sens large, vous économisez du temps et vous générer des revenus supplémentaires.
Ce thème est large mais nous allons nous focaliser dans cet article sur les besoins liées à des demandes des participants, exposants et conférenciers dans le cadre de conférences ou de foires.
1. Gestion des participants
Un des objectifs majeurs des événements est d’attirer un maximum de participants et d’optimiser leur expérience client. L’expérience passe en général par plusieurs étapes où la digitalisation peut être utile :
a. Gestion de l’inscription
Il est commun aujourd’hui de permettre aux participants de s’inscrire sur un formulaire en ligne et éventuellement de payer leur participation. Assurez-vous quand même de la disponibilité des fonctionnalités suivantes :
- Formulaire en plusieurs langues si l’événement est international
- Formulaire adapté aux écrans mobiles
- Personnalisation des emails de confirmation dans la langue d’inscription
- Correction automatique des champs sensibles comme les N° de téléphone et les emails
- Gestion des doublons
- Possibilité de consulter les demandes d’inscription en temps réel et de pouvoir les valider ou les rejeter
b. Gestion des badges
La distribution de badges est une étape critique dans beaucoup d’événement, notamment dans le cas où le nombre de participant est important. Cette étape peut être trop lente si mal organisée. Les principaux challenges sont de distribuer les badges dans les meilleurs délais tout en s’assurant de la vérification de l’identité de l’inscrit et en limitant les badges en doublons.
La digitalisation de ce processus peut apporter de nombreux avantages :
- Distribution rapide et sécurisée des badges. Le participant recevant un code barre par email lors de son inscription, le scanne à l’entrée de l’événement pour récupérer son badge en moins d’une minute.
- Les badges sont imprimés sur site pour les participants présents, on évite ainsi les impressions à l’avance non distribuées.
- Possibilité d’autoriser l’inscription jusqu’à la dernière minute
- Disposer d’un rapport en temps réel des badges distribuées et ainsi connaître les participants présents
- Ne pas autoriser la distribution de badges en double
- Ces badges peuvent intégrer un QRcode personnalisé pour des contrôles ultérieurs
c. Gestion des inscriptions aux ateliers
Si vous organisez des ateliers avec des places limitées, vous pouvez permettre à vos participants de s’y inscrire sur une page web ou application mobile. Vous pouvez ainsi contrôler notamment :
- Le nombre d’inscription autorisées par participant
- Le nombre d’inscription autorisées par atelier
- Les participants non inscrits à aucun atelier…
d. Gestion des demandes d’hébergement
Dans certains événements, vous pouvez offrir la possibilité de réserver des chambres d’hôtels à des tarifs préférentiels. Une plateforme digitale peut permettre d’automatiser grandement ce processus :
- Le participant peut sélectionner directement l’offre qui l’intéresse parmi vos propositions
- Vous pouvez gérer votre stock de chambres négociés et masquer la proposition si elle n’est plus disponible
- Vous pouvez notifier automatiquement l’hôtel de la nouvelle réservation
e. Gestion des demandes de transferts
Selon le type d’événements, vous êtes peut être amené à gérer les transferts entre l’aéroport et l’hôtel ou entre l’hôtel et le lieu de l’événement.
Les plateformes digitales peuvent vous aider à mieux gérer cette logistique :
- Le participant peut réserver son transfert directement de votre site web ou application mobile
- La plateforme peut vous aider à gérer le planning des chauffeurs et confirmer automatiquement la réservation au client
f. Centralisation de la communication client
Votre événement est souvent géré en équipe. La centralisation de la communication participants (email, chat, whatsapp…) permet à chaque membre de l’équipe de connaitre l’état des discussions avec chaque participant et de prendre le relai si nécessaire.
2. Gestion des exposants
Si votre événement intègre un volet exposition, vous êtes probablement amené à gérer leurs demandes logistiques. Une plateforme digitale peut vous permettre d’automatiser plusieurs volets :
- Gestion des demandes de participation via un formulaire dédié
- Gestion de la validation / rejet de ces demandes
- Affichage des emplacements disponibles et affectation des emplacements
- Réservations temporaire des emplacements
- Gestion et suivi des demandes logistiques
- Gestion de la présentation de l’exposant sur l’annuaire
- Gestion des invités autorisés / exposant
Vous pouvez également proposer des services annexes à forte valeur ajoutée pour l’exposant :
- Gestion des rendez-vous
- Gestion des leads :
- Grâce au QRcode sur les badges participants, les exposants peuvent scanner directement le badge et le retrouver dans leur liste de leads à la fin de l’événement avec les principales informations (nom, entreprise, téléphone, email…). L’exposant peut également rajouter des commentaires personnels.
3. Gestion des conférenciers
Au-delà des volets communs avec les participants (inscription, hébergement, transferts…), certains volets logistiques sont spécifiques aux conférenciers notamment s’ils participent à distance :
- Vérification automatique de l’accès du conférencier à la plateforme de visioconférence, du fonctionnement du micro et de la caméra.
- Collecte automatique du support de présentation, voire de l’enregistrement de la conférence…
Pendant la conférence, les outils digitaux permettent aussi de faciliter les sondages en temps réel et les questions.
En conclusion, le digital peut être d’une grande utilité pour faciliter le déroulement de vos événements et il existe certainement d’autres volets non couverts dans cet article.
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