Les événements sont probablement une partie importante des plans d’actions de votre université. Que ce soit pour développer votre notoriété, attirer les meilleurs profils, aider vos étudiants à trouver un stage ou un premier emploi ou partager des informations scientifiques, les événements sont incontournables.
Une des options pour atteindre ces objectifs est d’organiser des événements virtuels. Ce type d’événement offre l’avantage de:
- coûter moins cher
- pouvoir cibler une plus large audience
- ne pas être limité par les contraintes logistiques
La question qui se pose à ce niveau est
COMMENT RÉUSSIR SON ÉVÉNEMENT VIRTUEL UNIVERSITAIRE ?
1- Préparer du contenu de qualité
Comme pour un événement présentiel, il s’agit d’offrir à son audience du contenu qui les intéresse et de qualité. Cela peut se dérouler sous forme de conférences intéractives ou de contenus rédigés. Pour les conférences, Il faudra prendre le temps de sélectionner des intervenants reconnus, de valider le contenu de leurs présentation au préalable et de préparer des résumés attractifs.
2- Donner des options d’intéractions
Dans un événement virtuel, les visiteurs souhaitent intéragir et rencontrer d’autres personne d’intérêt. Un événement virtuel réussir doit donner un maximum d’options d’intéractions tout en maitrisant les éventuels abus. Par exemple:
- Donner la possibilité de chat avec un exposant mais en limitant à une conversation par visiteur
- Donner la possibilité de prendre rendez vous avec un exposant, en limitant le nombre de rendez-vous autorisés entre un visiteur et un exposant et le nombre de rendez vous simultanés
- Donner la possibilité d’intéragir entre participants
- Autoriser les visiteurs à poser des questions pendant les conférences par écrit ou oralement à tour de rôle
3- Soigner la communication avant, pendant et après l’événement
Comme pour tout événement, la communication est primordiale. Selon le type d’événement virtuel (salon de l’emploi, de l’étudiant, symposium…) il faudra combiner entre des actions moyens terme de « teasing » et des actions courts termes « de transformation ». Les actions peuvent être en ligne sur les réseaux sociaux ou les moteurs de recherche et offline (affiches…)
4- Gérer la base de données des inscriptions
Dans un premier temps il faudra décider si vous souhaitez que votre événement soit public, privé ou semi privé.
- Un événement public autorisera l’inscription de tout le monde
- Un événement privé ne donnera l’accès au site web qu’après authentification
- Un événement semi privé autorisera l’affichage de certaines informations au public mais limitera les intéractions aux personnes authentifiés
- La base de données collectées des inscrits, participants, participants actifs doit être centralisée et mis à la disposition des personnes souhaitées (organisateur,exposants…)
5- Choisir la bonne plateforme technique
Comme vous l’imaginez, le choix de la plateforme technique est primordial. Cette plateforme doit être notamment:
- Capable d’absorber le nombre de personnes qui se connectent avec une grande flexibilité
- Facilement modifiable
- Offrant des interfaces dédiées à tous les protagonistes (visiteurs, organisateurs, exposants, responsables ches les exposants, conférenciers…)
- S’adapter à tous les supports (PC, tablettes, smartphone)
- De gérer un maximum d’options d’intéractions de manière integrée
J’espère que ces quelques conseils vous permettront de réussir vos prochains événements virtuels universitaires. Webevents app est une plateforme qui vous permet de créer et réussir vos événements virtuels sans connaissances techniques. Pour toute information complémentaire, merci de nous contacter.
