Communiquer autour d’un d’un évènement virtuel est un travail de longue haleine. Vous souhaitez organiser un évènement virtuel très prochainement ? Sachez que la communication est un élément clé contribuant à sa réussite. Même si vous confiez la promotion de votre salon professionnel, séminaire, congrès médical ou soirée de lancement de produit à une agence web expérimentée comme Webevents App, il serait toujours intéressant de connaitre les stratégies qu’elle va mettre en œuvre pour communiquer sur un évènement virtuel.
Communiquer avant un événement en ligne
Le délai de préparation d’un évènement virtuel tourne autour de 3 mois.
La première étape
C’est l’identification du public ciblé en fonction de quelques critères :
- leur identité : âge, sexe, profession, situation géographique, statut marital, etc. ;
- leur motivation : formation, prospection, collaboration, visibilité, etc. ;
- le message à véhiculer ;
- l’objectif à atteindre.
La seconde étape
Elle consiste à choisir les canaux de communication permettant de toucher le maximum de personnes.
Création d’un landing page
C’est un site Internet créé spécialement pour l’évènement virtuel. Les internautes pourront y dénicher toutes les informations importantes : la date, la durée, le thème, la liste des exposants/intervenants, les sponsors, etc.
Une page d’inscription et un moyen de paiement sécurisé pourront également être créés en même temps. Ceux qui sont intéressés pourront tout de suite valider leur participation en remplissant un formulaire et en payant les frais de participation.
Rédaction d’articles de blog destinés à promouvoir l’évènement web
L’idée serait de piquer la curiosité du public cible afin qu’il participe à l’évènement virtuel. Recherchez leur motivation et identifiez les éléments qu’ils redoutent afin de vaincre leur réticence. Soyez clair et précis sur le tenant et aboutissant de la manifestation. Mettez en avant les bénéfices que les participants pourront en tirer.
Promotion de l’évènement sur les réseaux sociaux
Utilisez uniquement les plateformes les plus adaptées à vos objectifs :
- Instagram pour les vidéos, live streaming et les photos ;
- LinkedIn pour contacter les professionnels ;
- Twitter pour publier des citations, des petites anecdotes, des témoignages, etc.
- Facebook pour énoncer des statistiques et proposer des jeux en ligne : quizz, devinettes, etc.
La création d’un hashtag est une bonne idée. Il doit être utilisé pour toutes les publications liées à l’évènement. Les participants pourront également le relayer sur leurs murs et faire de la publicité virtuelle, devenant ainsi des ambassadeurs.
La bouche-à-oreille pour une large diffusion
Les organisateurs c’est-à-dire l’agence web et détenteur du projet devront inciter leurs équipes/collaborateurs à faire de la bouche-à-oreille. Ils feront la promotion en parlant de l’évènement à leur connaissance. Il en est de même pour les éventuels sponsors et les partenaires.
Les influenceurs traitant la même thématique que l’évènement digital pourront également être contactés. Le but serait de les inviter à y participer gratuitement et à en parler à leur communauté respective.
Mise en relation avec la presse
La rédaction d’un communiqué de presse est intéressante. Choisissez des magazines et des sites web ciblés pour la publication. Il est également possible de solliciter une interview pour augmenter la visibilité de l’évènement online.
Faire du teasing
Cette pratique est indispensable jusqu’au jour J afin que les participants n’oublient pas la tenue de l’évènement virtuel. Un effet de suspens, des petites vidéos, des concours, des devinettes, un compte à rebours, etc. ont déjà montré leur efficacité dans le passé.
Communiquer pendant un événement virtuel
Le jour J, le plus important sera de maintenir le contact avec les participants en les incitant à rester jusqu’à la fin. En matière de communication, les stratégies à adopter sont :
- assigner une personne compétente pour répondre aux messages envoyés dans le chat ;
- relayer l’évènement sur les réseaux sociaux en live ;
- lancer le débat en diffusant un point clé ;
- etc.
Communiquer après un événement virtuel
Enfin, la communication et la promotion continuent même si l’évènement digital est terminé. Vous pouvez :
- remercier tous ceux qui ont contribué à la réussite de l’évènement virtuel ;
- envoyer un formulaire de satisfaction et partager les témoignages des participants ;
- publier les moments forts de l’évènement en images et en vidéos ;
- donner aux retardataires l’opportunité de voir l’évènement en replay en échange de leur adresse email ;
- garder le contact avec les participants.
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SOURCES :
https://www.events-events.com/plan-de-communication-evenement
