Il y a encore quelques années beaucoup de gens ne donnait pas cher de l’avenir des QRcodes. Aujourd’hui, après la crise du Covid, on redécouvre leurs intérêts et on les voit prospérer un peu partout : Restaurants, aéroports… Qu’en est-il pour l’événementiel ?

Qu’est ce un QRCode ?

Un QRcode est « un type de code-barres à deux dimensions. Ces points définissent l’information que contient le code. Ce dessin, lisible par machine, peut être visualisé sur l’écran d’un appareil mobile ou imprimé sur papier » Wikipedia. Les QRcodes permettent d’accéder facilement grâce à son smartphone, sa tablette ou un lecteur dédié à différents types de contenus :

• Page web
• Vidéo
• Se connecter au wifi
• Ajouter une carte de visite virtuelle
• Afficher du texte…

La possibilité de scanner ces QRcodes avec les caméras de nos smartphones et tablettes a largement contribuer à leur développement récent.

Quels sont ses intérêts pour les organisateurs d’événements ?

Les QRcodes peuvent être utiliser à différents niveaux pour fluidifier l’accès, récupérer des informations ou en afficher.

• Fluidifier l’accès

Un des principaux points noirs dans les événements est la file d’attente à l’accueil pour s’inscrire, récupérer son badge ou simplement accéder à l’événement. Les QRcodes peuvent fluidifier largement ce processus important. Quelques exemples :

• Un QRcode peut donner accès au formulaire d’inscription à remplir sur son smartphone ou au lien de paiement
• Un QRcode envoyé par mail au participant validé, peut lui permettre de récupérer son badge sur un kiosque automatique
• Un QRcode présent sur le badge permet à une hôtesse d’accueil rapidement d’autoriser ou non l’accès à un événement, une salle spécifique ou à un restaurant

• Récupérer des informations

Récupérer des statistiques lors d’un événement présentiel est très important mais n’est pas évident. Le scan de QRcode sur les badges participant par l’équipe d’organisation à différentes étapes du parcours visiteur permet de récuperer des statistiques individualisées sur les heures d’entrée et sortie, les centres d’intérêt…

Les exposants et les visiteurs peuvent également récupérer, grâce au QRcode sur les badges, la carte de visite de la personne avec qui ils échangent. Ces cartes de visites virtuelles sont plus faciles à conserver et traiter ultérieurement.

Le visiteur peut aussi récupérer de la documentation sous format numérique directement sur son téléphone grâce à des QRcodes affichés par l’exposant sur son stand.

• Afficher des informations

Disposés dans l’espace de l’événement sur des écrans ou des supports imprimés, les QRcodes peuvent permettre également d’afficher un contenu personnalisé :

• Programme des conférences dans une salle spécifique
• Détail de la conférence en cours
• Plan de l’espace d’exposition…

Ces applications permettent également une économie sur les coûts d’impression non négligeable.

En conclusion, les QRcodes offrent de nouvelles perspectives de gestion, animation et reporting pour tous les types d’événements. Certaines applications sont simples à déployer, d’autres nécessite un peu plus de préparation.

Des solutions existent, comme webevents-app, pour vous permettre de déployer des QRcodes pour votre événement et de disposer de l’infrastructure pour collecter et afficher vos données.