Concevoir des conférences virtuelles ou hybrides demande du temps et des moyens matériels, humains et financiers conséquents. Si vous choisissez cette voie pour la première fois, ci-après tout ce que vous devez connaître concernant sa réalisation et son habillage.
Conférence virtuelle ou hybride : les points essentiels pour sa réalisation
Que ce soit un évènement virtuel ou hybride, le plus important serait de pouvoir captiver l’attention de l’audience afin de les empêcher de partir au bout de 15 minutes. Il faudra donc penser à des thèmes et des contenus intéressants pendant toute la durée de la conférence.
Etant seuls devant leur écran, offrez aux e-participants l’opportunité d’interagir grâce à des quizz, des questions/réponses ou encore des votes. Incitez-les à rester actif au moins toutes les 15 minutes. Donnez aussi aux invités en présentiel l’occasion de poser des questions au moment opportun.
Pour que les participants web aient envie d’assister à vos conférences virtuelles ou hybrides, l’outil que vous utilisez doit être ergonomique et intuitif. Ils devront pouvoir accéder aux salles live et au chat par exemple sans avoir à faire beaucoup de manipulations.
Lors d’un évènement digital, chaque détail compte énormément. Le plus important est que les participants puissent profiter de la conférence en ligne ou hybride sans avoir à se tracasser pour les petits détails.
Organiser une conférence hybride n’est pas facile car les participants vont y assister en présentiel et en ligne. C’est surtout la transmission en live qu’il faudra assurer. Autant que possible, confiez la partie virtuelle de votre évènement à un professionnel comme Webevents App. Il sera en mesure de créer une salle d’attente virtuelle où les e-participants pourront tester les sons et les images avant le commencement de la conférence. Tout doit être prêt à l’heure prévue sinon une partie de l’audience web risque d’être perdue.
L’importance de l’habillage dans les conférences virtuelles ou hybrides
L’habillage revêt une grande importance dans l’organisation d’une conférence virtuelle ou hybride. En effet, il va mettre de l’ambiance et faciliter l’interaction entre tous les invités.
Dans le cadre d’un évènement hybride, le décor et la scène mis en place vont influer sur les 5 sens des participants en présentiel. Pour les internautes, l’habillage va les aider à s’immerger dans le décor et à se mettre dans de bonnes conditions.
A défaut d’un contact physique, l’organisateur doit faire en sorte d’établir une connexion virtuelle entre les e-participants et les intervenants. Une présentation dynamique de ces derniers, une plateforme digitale polyvalente avec une sonorisation et un éclairage de qualité ainsi qu’un habillage en 3D pourront les aider à se mettre dans l’ambiance et à se focaliser sur l’évènement.
Auteur : Mohammed el Kadiri, responsable marketing webevents-app, plate-forme complète pour héberger des événements virtuels et hybrides sans connaissances techniques.
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